Zbieranie informacji na targach i konferencjach: checklista dla zespołu

Ustal, jakie informacje zespół ma przywieźć z wydarzenia

Przed wyjazdem zdefiniuj cztery koszyki informacji i przypisz do każdego oczekiwany efekt: leady sprzedażowe, kontakty rekrutacyjne, wiedzę o potrzebach uczestników oraz przegląd nowych rozwiązań i technologii pokazywanych na wydarzeniu. Bez podziału zespół przywozi zbiór wizytówek, z którym nikt nie wie, co zrobić.

Punkt odniesienia to cel wydarzenia z perspektywy organizatora i wystawcy. Wydarzenia biznesowe realizuje się m.in. po to, by firma pozyskała nowych klientów i zdobyła świeże leady sprzedażowe; konferencje stacjonarne służą nawiązywaniu kontaktów biznesowych i poznawaniu kandydatów. Uczestnicy przychodzą poznać nowe technologie, a wśród słuchaczy są osoby odpowiedzialne za zakup i wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych w swojej organizacji.

Do każdego koszyka dopisz sposób sprawdzenia po powrocie, czy cel zrealizowano: liczbę zakwalifikowanych kontaktów sprzedażowych, liczbę rozmów rekrutacyjnych, liczbę nowych rozwiązań, o których zespół umie powiedzieć, do czego służą i kto je stosuje. Z góry ustal, które osoby poza zespołem wyjazdowym mają dostać te informacje i w jakiej formie.

Przygotowanie zespołu i materiałów przed wyjazdem

Rozpisz role na osoby i bloki czasowe: kto jest na stoisku, kto obsługuje prelekcje i panele, kto dokumentuje rozmowy i materiały, kto zbiera wszystko w jednym miejscu. Przy równoległych ścieżkach tematycznych jedna osoba nie pokryje całości — zaplanuj podział sesji.

Dla każdej grupy rozmówców — potencjalnego klienta, kandydata, partnera, dostawcy, konkurenta — przygotuj po kilka pytań otwartych o wyzwania, obecnie używane narzędzia i sposób podejmowania decyzji. Zapisane wcześniej pytania działają jak zabezpieczenie: zespół zadaje to samo różnym osobom, więc odpowiedzi da się porównać.

Sprawdź u organizatora, jakie materiały i w jakiej formie przyjmuje. Organizatorzy konferencji prowadzą dystrybucję materiałów reklamowych przygotowanych przez firmę lub na jej zlecenie, zamieszczanych w katalogach konferencyjnych, a także promocję firmy przez własny portal internetowy i bazę subskrybentów. Uzgodnij zawartość, format i termin przekazania materiałów, zanim zamkniesz listę rzeczy do zabrania.

Ustal jeden szablon notatki dla całego zespołu: data, nazwa wydarzenia, osoba, firma, rola i zakres decyzyjności, zgłoszona potrzeba, omawiane rozwiązanie, uzgodniony następny krok. Uzupełniany na bieżąco, a nie po powrocie, pozwala połączyć notatki kilku osób w jedną listę bez przepisywania.

Zbieranie informacji przy stoisku i w rozmowach bezpośrednich

Stoisko wystawowe to podstawowe narzędzie rozpoznania potrzeb: umożliwia bezpośredni kontakt z uczestnikami i indywidualną prezentację oferowanych rozwiązań. Pytaj o obecnie używane narzędzia, co w nich nie działa, osobę decydującą o zakupie i planowany termin wdrożenia — dopiero te informacje pozwalają zakwalifikować kontakt jako lead.

Dane teleadresowe zbieraj świadomie. Dzięki wydarzeniom branżowym można uzyskać dane teleadresowe uczestników w celu pozyskania kontaktów do potencjalnych klientów. Przy kontakcie notuj źródło pozyskania: rozmowę przy stoisku, wymianę wizytówek, zgłoszenie przez formularz. Zapisz też, na jaki kontakt osoba się zgadza — to warunek sensownego follow-upu.

Notatkę z rozmowy rób natychmiast po jej zakończeniu, przed kolejną rozmową. Sam numer telefonu lub adres e-mail po godzinie nie mówi już nic o tym, czego szukał rozmówca i co sobie obiecaliście. Zapisz ustalenia własnymi słowami i dopisz konkretny następny krok wraz z terminem.

Notatki z prelekcji, prezentacji i paneli

Traktuj wystąpienia jako źródło wiedzy o rynku, nie tylko o produkcie. Najpopularniejszą formą promocji są wykłady, w których można zaprezentować nowe rozwiązania, jak również narzędzia istniejące już jakiś czas, wymagające odświeżenia wizerunku lub uaktualnienia w świadomości osób decyzyjnych z departamentów informatycznych. Z notatek powinno wynikać, jaki problem dostawca adresuje i jak pozycjonuje swoje rozwiązanie wobec alternatyw.

Notatkę z sesji prowadź według stałego schematu: nazwa sesji i prelegent, opisywany problem, nazwa rozwiązania lub narzędzia, deklarowany efekt, pytania z sali. Nazwy własne i liczby zapisuj dokładnie tak, jak padły — po powrocie nikt nie odtworzy ich z pamięci, a nieprecyzyjna nazwa narzędzia blokuje późniejsze sprawdzenie go.

Najwięcej informacji o realnych potrzebach dają pytania od uczestników i sesje Q&A — ujawniają problemy, których nie ma w slajdach. Zapisz każde pytanie i, jeśli da się ustalić, kto je zadał; to często gotowy temat na kontakt po wydarzeniu.

Zbieraj udostępniane materiały: slajdy, linki, nagrania i dokumentację, o ile organizator je publikuje. Po sesji zapisz w jednym miejscu, kto z zespołu odpowiada za przejrzenie danego materiału i wyciągnięcie z niego wniosków dla firmy.

Specyfika zbierania informacji na wydarzeniach online

Konferencje online umożliwiają interaktywną i efektywną wymianę wiedzy i doświadczeń bez fizycznej obecności uczestników i firmy partnerskiej, ale informacja rozprasza się między transmisją, czatem i materiałami. Wyznacz jedną osobę do pilnowania czatu i zadawania pytań, a drugą wyłącznie do notowania — łączenie obu ról kończy się tym, że ani pytanie nie zostanie zadane, ani notatka nie powstanie.

Pytania i komentarze z czatu traktuj jak odpowiednik rozmowy przy stoisku: zapisuj pytanie, osobę, która je zadała, oraz udzieloną odpowiedź. Notuj też, kto zadawał pytania merytoryczne i wracał do tematu w kilku sesjach — to najbardziej zaangażowani uczestnicy i najlepszy punkt wyjścia do kontaktu po wydarzeniu.

Brak kuluarów i rozmów w przerwach zaplanuj zastępczo: krótkie rozmowy indywidualne umówione wcześniej, wiadomości bezpośrednie do prelegentów, pokoje dyskusyjne lub sesje w małych grupach, jeśli organizator je przewidział. Ustal, kto z zespołu prowadzi te rozmowy i gdzie zapisuje ich wynik.

Zadania zbierania i porządkowania informacji rozłóż na spotkania zespołowe online o jasno określonym celu i agendzie. Materiały szkoleniowe z zakresu organizacji i prowadzenia efektywnych spotkań zespołowych online są dostępne publicznie. Sięgnij po nie, jeśli zespół pracuje rozproszony także poza wydarzeniem.

Po wydarzeniu: uporządkowanie i wykorzystanie zdobytych informacji

Zbierz notatki wszystkich osób w jednym pliku lub systemie i ujednolic pola przed pierwszym przeglądem. Usuń duplikaty — te same osoby bywają notowane przez kilka osób — i scal informacje o jednym kontakcie w jeden wpis.

Przekazanie kontaktów do sprzedaży lub rekrutacji ma sens tylko z kontekstem: do kogo trafia kontakt, jaka była zgłoszona potrzeba, co obiecaliście i kto odpowiada za kontakt. Sama lista adresów e-mail bez tych informacji wraca do zespołu wyjazdowego po kilku dniach jako niewykorzystana.

Dla każdego kontaktu ustal właściciela i termin follow-upu, a w wiadomości nawiąż do konkretnej rozmowy lub sesji, a nie do ogólnego „miło było poznać”. Osobno opracuj wnioski z części merytorycznej: które rozwiązania i trendy powtarzały się w kilku wystąpieniach, co to znaczy dla waszej oferty i co omówić wewnętrznie.

Dane teleadresowe uczestników są danymi osobowymi. RODO przyznaje osobom m.in. prawo do usunięcia danych osobowych oraz prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO. Przechowuj kontakty tam, gdzie da się szybko zrealizować takie żądania, i trzymaj razem z kontaktem informację o źródle oraz zakresie zgody na kontakt.

Na koniec zrób krótki przegląd samego wyjazdu: które materiały się sprawdziły, które pytania dawały najlepsze odpowiedzi, gdzie zabrakło osób w zespole. Wnioski wpisz od razu do checklisty, żeby nie odtwarzać ich przed kolejnym wydarzeniem.

Wyniki po wydarzeniu: kluczowe wskaźniki sukcesu

Gotowa checklista dla zespołu

Przed wydarzeniem: lista celów z czterema koszykami informacji i sposobem sprawdzenia ich po powrocie. Podział ról na osoby i bloki czasowe z uwzględnieniem równoległych sesji. Zestaw pytań dla każdej grupy rozmówców: klient, kandydat, partner, dostawca, konkurent.

Przed wydarzeniem: jeden szablon notatki z polami (data, wydarzenie, osoba, firma, rola, potrzeba, rozwiązanie, następny krok). Materiały reklamowe i katalogowe uzgodnione z organizatorem co do treści, formatu i terminu. Lista konkretnych osób i typów rozmówców, do których chcecie dotrzeć. Potwierdzenie u organizatora, jakie dane uczestników i materiały po sesjach będą udostępnione.

W trakcie wydarzenia: notatka z każdej rozmowy bezpośrednio po jej zakończeniu. Zbieranie danych teleadresowych wraz ze źródłem kontaktu i zakresem zgody. Notatki z sesji według stałego schematu, z dokładnymi nazwami narzędzi i rozwiązań. Zapis pytań z sali i z czatu wraz z osobami zadającymi pytania. Zebranie udostępnianych slajdów, linków i nagrań oraz przypisanie ich do osób w zespole.

W trakcie wydarzenia, w wersji online: wyznaczona osoba do czatu i zadawania pytań, druga wyłącznie do notowania. Zapis pytań i odpowiedzi z czatu wraz z autorami. Umówione rozmowy indywidualne jako zastępstwo kuluarów.

Po wydarzeniu: scalenie notatek w jednym miejscu, usunięcie duplikatów. Przekazanie kontaktów do sprzedaży lub rekrutacji wraz z kontekstem rozmowy. Właściciel i termin follow-upu dla każdego kontaktu. Obsługa żądań dotyczących danych osobowych zgodnie z RODO. Krótki przegląd materiałów, pytań i obsady oraz wpisanie wniosków do checklisty przed kolejnym wydarzeniem.